Projectomschrijving

Vanaf 2014 is A. de Jong Installatietechniek technische gebouwbeheerder en eindverantwoordelijke voor de klimaattechnische elementen voor de Gemeente Rotterdam. Binnen de vastgoedportefeuille van Gemeente Rotterdam voeren wij op integrale wijze, kostenbewust en op duurzame wijze het beheer en onderhoud uit. Proactief denken wij mee met de Gemeente Rotterdam om het technische beheer naar een hoger niveau te brengen. Gezamenlijk hebben wij een werk- en kwaliteitsplan opgesteld om de goede samenwerking en het beheerproces te waarborgen. Samen met de opdrachtgever en overige ketenpartners zijn er duidelijk afspraken gemaakt over de wensen en verwachtingen met betrekking tot vastgoedbeheer.

Om te voldoen aan de verwachtingen houden wij ons aan de kernwoorden welke voor Gemeente Rotterdam van belang zijn: vooruitstrevend denken, signalerend handelen, vanuit het oogpunt van de gemeente opereren, verbetervoorstellen inbrengen, duurzaam handelen, ontzorgen, katalysator, informeren en expertise inbrengen. De samenwerking tussen Gemeente Rotterdam en de overige ketenpartners wordt als zeer goed ervaren.

Projectomvang

Het betreft het compleet integraal technisch beheren en onderhouden van 71 locaties in Rotterdam. In samenwerkingsverband voeren we technisch beheer uit aan de volgende elementen van de betreffende objecten (gebouwen):

• De bouwkundige elementen inclusief terreinafwerkingen;
• De elektrotechnische elementen;
• De klimaattechnische elementen;
• Transport elementen (waaronder liftinstallaties).

Buiten het beheer van de technische installaties wordt het preventief-, correctief- en vervanging- en storingsonderhoud conform een prestatiecontract op basis van de NEN 2767 uitgevoerd met vastgestelde kritische prestatie indicatoren (KPI’s). Naast dagelijks (correctief, preventief en storingsonderhoud inclusief wettelijk verplichte keuringen en testen) onderhoud is er ook sprake van planmatig onderhoud.

Werkzaamheden

• Beheertaken zoals; (project)ondersteunende, administratieve-, financiële en organisatorische taken en/of werkzaamheden die nodig zijn om het geheel aan preventief- en correctief onderhoud, keuringen, storingsonderhoud efficiënt en effectief uit te voeren en de Gemeente Rotterdam geheel te ontzorgen. Dit is inclusief de overlegmomenten als mede het verzorgen van revisietekenwerk, digitaal documentenbeheer, verslaglegging c.q. rapportages of informatieverstrekking over onder andere de planning, voortgang, kosten, risico’s, etc.;
• Het uitvoeren van al het technisch noodzakelijke preventieve onderhoud wat noodzakelijk c.q. wenselijk is en gericht is op het voorkomen van storingen en ad-hoc onderhoud;
• Het 24/7 digitaal registeren (in een geautomatiseerd systeem) en uitvoeren van storingsonderhoud;
• Het jaarlijks doen van adviezen en verduurzamingsvoorstellen voor het uitvoeren van planmatig onderhoud en vervangingen en/of modificaties c.q. verbeteringen als input voor de op te stellen en te actualiseren meerjarenbegrotingen;
• Actualiseren en opstellen meerjarenonderhoudsplannen en -begrotingen 2015 t/m 2065;
• Uitvoering van planmatige onderhoudswerkzaamheden 2014 en de jaren erna.

Uitgangspunten

• 24/7 meldkamer
  Om optimale service te verlenen, bieden wij Maatschappelijk Vastgoed Rotterdam een beheer- en onderhoudsorganisatie met een 24/7 beschikbaarheid. Wanneer er onverwachts een storing optreedt, lossen onze vakbekwame medewerkers, met compleet ingerichte servicewagens, dit meteen op.

• Gebouwdossier
  Voor de Gemeente Rotterdam is een digitaal klantenportaal ingericht. Van alle locaties is een gebouwdossier met volledige historie gerealiseerd. Wij bieden openheid van zaken. Per locatie is ieder moment zichtbaar in welke fase opdrachten, werkzaamheden, rapportages, offertes, facturen etc. zich bevinden (online bewaking werkorderstroom). De Gemeente Rotterdam heeft inzicht in alle onderhoudsaspecten rondom de opvolging en uitvoering van storingen doordat wij hen een inkijkfunctie bieden binnen ons ERP-systeem. Alle informatie uit dit proces is real-time beschikbaar. Binnen de digitale omgeving kunnen betrokkenen met elkaar communiceren en documenten met elkaar delen. De volledige digitale bewaking voor Gemeente Rotterdam, alsmede het actueel houden van de gegevens en het waarborgen van de toegankelijkheid tot het gebouwdossier via het klantenportaal (sharepoint), wordt beheerd en beheerst vanuit onze meldkamer in ons hoofdkantoor te Schiedam.